20 shortcuts voor timemanagement

timemanagement

Als balanscoach, en na het coachen van vele verschillende cliënten, weet ik dat om tijd effectief te beheren, we ons eerst moeten realiseren dat tijd op zichzelf niet te beheren valt.

We hebben allemaal zeven dagen in een week en 168 uren binnen die zeven dagen. Dit kan op geen enkele manier verhoogd of veranderd worden. Wat we echter wel kunnen veranderen, verbeteren en beheren, is onszelf. Echt timemanagement wordt dan in essentie het beheren van onszelf – “zelfmanagement”!

Dus als je je hiervan bewust bent, weet je dat het niet de hoeveelheid tijd is die belangrijk is, het is hoe efficiënt we die tijd gebruiken dat het verschil maakt.

Succesvolle mensen hebben exact dezelfde hoeveelheid tijd per dag als jij en ik. Het enige verschil is dat zij hun tijd anders gebruiken – efficiënter.

Je zou kunnen zeggen dat je geen tijd hebt om je toe te leggen op het leren van timemanagement vaardigheden. Ik hoor dit heel veel tijdens mijn coachingsessies. Maar feit is, als dit waar was, denk je dan echt dat je tijd hebt om het niet te doen?

Timemanagement principes en technieken zijn meestal heel simpel aan te leren. Ze hebben geen diepgaand denken of een hoog IQ of veel voorbereiding nodig. Wanneer je de zoekterm “Timemanagement” invult op Google vind je massa’s websites waar je tips, technieken, goede raad en hulp vind om je tijd te beheren en prioriteiten te stellen.

Om timemanagement samen te vatten kun je jezelf twee vragen stellen:
  1. Heb ik fysiek genoeg tijd om de taken die me zijn toegewezen af te werken? We hebben maar 24 uur op een dag, soms is het gewoon fysiek niet mogelijk om alles hierin te passen. Is dit het geval dan moet je prioriteiten stellen en sommige van de lage prioriteitstaken laten vallen of delegeren om genoeg tijd te hebben.
  2. Optimaliseer en gebruik ik mijn tijd efficiënt? Als het antwoord NEE is, dan wil je waarschijnlijk wel een aantal timemanagement principes en technieken aanleren.
Hieronder vind je een lijst met een aantal timemanagement (zelfmanagement) technieken en tips die ik gebruik tijdens mijn coachingsessies.

Je vind er misschien een paar die bij je passen. Ze staan in willekeurige volgorde.

  • Zoek uit wanneer (op welk moment van de dag) je het meest efficiënt werkt.
  • Bepaal je prioriteiten voor wat je wilt gedaan krijgen. Identificeer de taken en activiteiten met de hoogste prioriteit en elimineer die met de laagste prioriteit.
  • Trek meer tijd uit dan je denkt dat je nodig hebt. Dit maakt je planning flexibel en maakt ruimte voor onvoorziene omstandigheden.
  • Maak er een gewoonte van om die “dode vijf minuutjes” hier en daar productiever te maken. Zie het niet gewoon als maar vijf minuutjes – die lopen op gedurende de week!
  • Verwezenlijk één of twee belangrijke taken in plaats van een hoop onbelangrijke.
  • Houd een kalender/planner bij. Duid al je belangrijke data en taken aan.
  • Maak een To-Do lijstje en check de dingen die klaar zijn af.
  • Maak elke dag een lijst van wat je morgen moet doen.
  • Doe wanneer mogelijk de onplezante dingen eerst.
  • Netheid maakt het leven eenvoudiger en vermindert stress.
  • Gun jezelf tijd om te ontspannen, op te laden en niets te doen.
  • Laat ruimte in je planning voor ongeplande activiteiten.
  • Ken je sterke punten, vaardigheden en zwakheden.
  • Stel jezelf de vraag: “Wat doe ik dat een ander voor mij kan doen?” Delegeer!
  • Wees niet bang om hulp te vragen.
  • Gooi dingen direct weg om rommel te voorkomen( reclame, kranten, spam email, enz.).
  • Splits grote overweldigende taken op in kleinere subtaken, en pak ze één voor één aan.
  • Doe minstens één taak per dag die je niet wilt doen, maar waarvan je weet dat je ze moet doen.
  • Realiseer dat al het email checken, surfen op internet en ander uitstelgedrag ophoopt tot een hoop verloren uren op het einde van de week (soms zelfs elke dag!).
  • Kijk minder TV. Wanneer je drie uur per dag TV kijkt vanaf de leeftijd van vijf jaar, is dat tegen dat je vijfenvijftig bent opgelopen tot maar liefst 6 jaar en 3 maanden non-stop 24 uur op 24 uur TV kijken.
  • Wanneer je dit met één uur per dag vermindert, dus enkel 2 uur per dag TV kijken, heb je meer dan twee jaar tijd gewonnen.

“Leven is het constante proces van beslissen wat we gaan doen” (Jose Ortega y Gasset)

 

>